『Webシステム』という言葉を耳にしても「難しそう」「大企業がお金をかけてやること」と、敬遠して考えていませんか。
セールスマンに替わって集客を叶えるホームページと同じように、Webシステムは、人材に替わって企業の業務を担うことができるインターネット技術です。
この記事では、中小企業がWebシステムを導入するメリットや、ホームページと連動させられるWebシステムについて解説しています。ホームページ運営をはじめ、さまざまなWeb活用を考えている企業様に、ぜひ読んでいただきたい内容です。
Webシステムとはどんなもの？
はじめに、Webシステムという言葉について、簡単に理解しておきましょう。
インターネット用語の意味をひとつひとつ覚える必要はありませんが、どのようなことが可能かを知ることが大切です。
Webシステムとは
Webシステムとは、インターネットの仕組みを応用して作られたシステム全般を指す言葉です。
Internet Explorer（インターネットエクスプローラー）やGoogleChrome（クローム）などの『Webブラウザ』で閲覧することができるシステムのことを「Webシステム」と呼びます。
身近な例として、パソコンでWebブラウザを開き、ホームページを閲覧するときと同様にサイトを開き、商品を注文したり、メールを送受信したりした経験は、ありませんか。
Webブラウザの閲覧者が「買い物」「連絡」など、行動や業務ができるシステムが「Webシステム」です。
Webブラウザがあれば、パソコンでもスマートフォンでも、場所も時間も問わずアクセスし操作できることが特徴です。
WebサイトとWebシステムの違い
前述の説明を読み、それは「Webサイト」ではないの？と思われた方もいるかもしれません。
一般的に、Webサイトは、閲覧者に向けて一方的に発信されている情報のサイトのことを呼びます。
例えば、企業のホームページや個人のブログなどは、Webサイトです。
一方、買い物や連絡など、閲覧者からもアクションを行うことができるサイトは、Webシステムと呼ばれています。
明確な線引きは曖昧ですが、「今はWebサイトを使っている」「これはWebシステム」と意識して利用している方はいません。
覚えておくべきは、どこにいてもWebブラウザから作業ができる「Webシステム」を活用した、あらゆる手段があるということです。
中小企業の業務負担を減らすWebシステムとは
インターネット技術が発展している現代、Webシステムは、中小企業こそ積極的に導入していくべきツールです。
なぜなら、Webシステムには、中小企業の業務負担を軽減させる、多くのメリットがあるためです。
ホームページが営業マンの代わりに集客と宣伝をおこなってくれるのと同様、企業内で人によって行われていた業務を、Webシステムに代行させることができます。
そのため、
- 人件費、通信費、移動経費などを削減できる
- 資料のペーパーレス化ができる
- ヒューマンエラーによるロスを減らせる
など、嬉しい恩恵がたくさんあります。
以下に、身近なWebシステムとその効果の事例をご紹介します。
■インターネットバンキング
出入金明細のWebブラウザ上確認をはじめ、金融機関のさまざまな機能をどこからでも利用できるWebシステムです。
銀行に行く手間を減らすことができます。
■オンライン会議システム
別の支店にいる担当同士でも、オンライン会議で打ち合わせができます。資料も画面上で共有できるため、人数分印刷する必要はありません。
移動時間が浮く分で他の業務を早く済ませてもらえば、移動経費も残業代も節約できるかもしれません。
■勤怠管理システム
Webブラウザで出勤管理できるWebシステムもあります。
タイムカードを目視で確認し、Excelに打ち込んでいませんか。計算する人員、時間を削減できます。
■チャットツール
メールよりも気軽に連絡がとれるWebシステムツールは、資料データも簡単に送受信できます。
当たり前になっているFAXの利用を見直せます。
中小企業の業務負担を減らすためのWebシステムは、身近にも多く溢れていることが分かります。
ホームページと連動させると便利なWebシステム
中小企業が導入しやすいWebシステムは、まだまだたくさんあります。
ホームページを有効に活用するために、Webシステムと連動させる方法も知っておきましょう。
Webシステムにはホームページと同様URL（サイトアドレス）があるため、ホームページからボタンをクリックするだけで、閲覧者にWebシステムを利用してもらえます。
Webシステムを活用できること自体が、ホームページを持っている企業の強みといえます。
ホームページとWebシステムの連動には
【A】ホームページにシステムを追加する方法
【B】外部のWebシステムとリンクさせる方法
の２つのパターンがあります。
それぞれ、中小企業でも取り入れやすいWebシステムを２つずつ紹介しましょう。
【A】ホームページにシステムを追加する方法
■ECサイト
ECサイトとは、インターネット上で買い物ができるWebシステムのことです。
企業のホームページで『オンラインショップ』というボタンを見たことはありませんか。
ホームページにECサイトページを増設すれば、遠方に住んでいる閲覧者にも商品を届けられます。
■予約／資料請求フォーム
ホームページに予約や資料請求を受け付けるページを追加することも、Webシステム連動のひとつです。
予約を受け付ける機能に加えて、顧客情報管理のシステムとして使えるメリットがあります。
名前や住所に加え、家族構成やサービスへの興味度合いなど、企業で把握したい内容を入力フォームの項目に設ければ、自動的に顧客リストが作られていきます。
【B】外部のWebシステムとリンクさせる方法
■SNS
Instagram（インスタグラム）やX（旧Twitter）、LINEなどのSNSも、Webシステムです。
多くのユーザーがいるSNSは、ホームページの発信効果を高めやすい特徴があります。
SNSで発信しホームページに誘導する、あるいはホームページからSNSに誘導してSNS発信も閲覧してもらうことで、企業に興味を持ってもらう機会を増やせます。
■求人サイト
Webブラウザから応募や連絡ができる求人サイトも、Webシステムのひとつです。就職活動や転職活動は、インターネットで行うことが当たり前になりつつあります。
求人サイトは、求職者が知りたい情報を細かく載せられる上、応募や問い合わせが簡単にできるようになっています。
ホームページから求職サイトの自社ページにリンクできるボタンを設けていれば、企業で働けないかと感じた閲覧者の応募のハードルを下げられます。
優秀な人材を採用するチャンスが広がります。
Webシステムを最大限に活用しよう
いろいろな役割を任せられるWebシステムが身近にあることが、お伝えできたでしょうか。
- 難しくない
- 中小企業でもできる
- 予算をかけなくてもできる
このことを知るだけでも、これからの経営に役立てていただけるはずです。
積極的にWebシステムを導入し、削減できた経費と時間を有効に利用してください。
この記事のまとめ
「経費削減」「ペーパーレス化」「ヒューマンエラーの回避」など、業務を効率化させられる様々なメリットがあります。
さらに、ホームページとリンクさせることで、ホームページ運営の効果も高められます。
少数精鋭の中小企業こそ、無駄な業務はWebシステムに任せて、効率的な経営を始めませんか。
