近年テレワークが導入されて、多くの企業が新しいコミュニケーションツールを活用するようになってきました。
「コミュニケーションツール」とは、従来からなじみのある電話やメール、これからの時代に浸透していくであろうチャット機能やWeb会議ツールなどの「情報を共有する手段」のことをいいます。
企業における「コミュニケーションツール」について、その種類やメリット・デメリット、またチャット機能やWeb会議ツールのシーン別活用法についても詳しく紹介します！
電話
ビジネスの基本のコミュニケーションツールといえば電話ですね。
ただ、さまざまなコミュニケーションツールが普及している現代では、電話の必要性は薄れてきています。
メリット
電話の一番のメリットは、緊急時に連絡を取りたいときにすぐに相手につながることです。
また、企業として代表の電話番号があると社会的信用が生まれます。法人の口座開設時や新規顧客からの信用も得やすくなります。
デメリット
テレワークを導入している企業は、必ず一人が出社して電話対応をしなければなりません。
また、営業電話に対応しなければならないという煩わしさがあります。
◆こんな企業におすすめ
今後規模を拡大したい企業は社会的信頼を得るために電話番号を取得した方がよいため、電話は必要といえます。
また、「コールセンター」など業務上電話が必須な企業もあります。
メール
GmailやYahoo!メール、Outlookなどを利用している方が多いのではないでしょうか。
メールはコミュニケーションツールの王道といえます。その他のツールが浸透してきましたが、ビジネスの正式なコミュニケーションは、メールでのやり取りが一番信頼性が高いといえるでしょう。
メリット
メールは送受信の履歴が残せるので見返すことができたり、内容を証拠として残すことができます。
また、送られてきたメールのタイトルで内容が判断できます。
パソコンからのメールなら早朝や深夜でも時間を気にせず送信が可能です。
取引先などとの配慮が必要な場面でもメールが活躍します。
デメリット
メールの一番のデメリットは、開封されたかの確認が返信を受け取らない限り分からないことです。
そのため、早急に知らせたい内容を伝えるには不向きです。また、一度送ってしまったメールを取り消すこともできません。
その他にも、細かなニュアンスを伝えるための文章力を必要とすることや、「お世話になっております」などの丁寧な挨拶が必要だったり、「承知いたしました」などのちょっとした返信にも手間がかかる、といった煩わしさがあります。
◆こんな企業におすすめ
一般的な事務作業やコミュニケーションを必要とする企業であれば、メールはあると便利なコミュニケーションツールです。社内でのコミュニケーションはチャットツールを組み合わせるとより業務の効率化が図れます。
チャットツール
ChatworkやSlack、LINEなどがよく使われているチャットツールです。
数年前まで、チャットというツールは「若者が使うもの」「プライベートで使用するもの」という認識が強くありました。しかし現代では、チャット機能は多くの企業に導入されているコミュニケーションツールのひとつです。
メリット
チャットの一番のメリットは、リアルタイムでのやり取りが可能なため、急ぎの仕事でも対応しやすいことでしょう。
会話の流れがみえるので、相手の反応が分かりやすいのもいいですね。
また既読機能があるチャットツールも多いので、相手が内容を確認したかということがすぐに分かります。
デメリット
送受信の内容履歴は残りますが、探すのにやや手間がかかります。
また、既読機能がストレスになることもあります。既読がついているのに返信が遅いと相手に不信感を与える可能性があるため、なるべく早い対応を望まれるからです。
◆こんな企業におすすめ
社内コミュニケーションツールとして活用したい企業には最適なツールです。
チャット機能を導入する企業はますます増加傾向にあります。
Web会議ツール
ZoomやSkype、Microsoft Teams、Google meetなどが代表されます。
テレワークを導入する企業が増え、Web会議ツールを使ってのオンライン会議は常識化しつつあります。
メリット
Web会議ツールの一番のメリットは、通信環境が整っていれば何処にいても会議に参加できることです。わざわざ会議室に出向くことなく、画面上で対面と同じようにコミュニケーションがとれます。
また、資料も画面上で共有することが可能です。
デメリット
通信状態が悪いと声が聞き取れなかったり、画面が見えづらくなったりするトラブルが起こりやすくなります。
Web会議ツールが浸透してきたとはいえ、まだ使い慣れない人もいるため事前説明をしっかり行うなどの配慮が必要です。
◆こんな企業におすすめ
テレワークを導入している、または導入を検討している企業には必須の、効率的なコミュニケーションツールです。
コミュニケーションツールの効率的なシーン別活用法
ここでは、テレワークに有効な「チャット機能」と「Web会議ツール」の効率的なシーン別活用法について紹介します
チャット機能
- 社外からの勤怠報告や業務報告が必要な場合、チャット機能を使うと連絡がスムーズで効率的です。
- チャット機能は関係者だけを集めたグループチャットを作ることができ、複数人での意見交換が可能です。そのため、グループチャットでのやり取りやデータによる資料の共有などができ、業務の効率化を図ることができます。
Web会議ツール
- 国内外問わず世界中どこにいても会議や研修、式典に参加することができます。わざわざ一か所に集まる必要がなく効率的です。
- イベントなどは、Web会議ツールでさまざまな場所から参加者を集めることが可能になり、売上アップが見込めます。
- その他にも、オンライン授業やオンライン面接などに活用できます。
この記事のまとめ
- 電話やメールなどの従来のコミュニケーションツールと、近年登場したチャットツールやWeb会議ツールを組み合わせて活用すると、業務効率化につながる
- チャット機能
社外からの勤怠報告や業務報告が必要な場合、チャット機能を使うと連絡がスムーズで効率的
関係者だけを集めたグループチャットを作ることで、複数人でのやり取りやデータによる資料の共有などができ、業務の効率化を図ることができる - Web会議ツール
会議や研修、式典に参加することができ効率的。
イベントなどはさまざまな場所から参加者を集めることが可能になり、売上アップが見込める
オンライン授業やオンライン面接などに活用できる。
チャット機能やWeb会議ツールを活用することで業務を効率化することができます。
コミュニケーションツールを活用して生産性アップを目指しましょう！
