新型コロナウィルス感染症対策により、多くの企業がテレワークを実施するようになりました。それにより企業のオンライン化はますます加速しています。
コミュニケーションツールを有効利用することで、離れたところにいてもオンラインで会議ができたり、社内コミュニケーションが活発になったりと業務の効率化につながっています。
今回は、「コミュニケーションツール」の基本的機能や役割、選ぶポイントやおすすめの無料ツール、またコミュニティーツールと生産性の関係についてご紹介します！
コミュニケーションツールの基本機能
コミュニケーションツールとは、意思疎通を図るため、また情報を共有するために利用される手段です。従来のコミュニケーションツールは、メールや電話が主流でした。しかし「なかなか返信がこない」「電話をかけるタイミングがない」など不便な面もありました。
オンライン化が進み、現在ではたくさんの新しいコミュニケーションツールが誕生しています。
基本的なコミュニケーションツールには、「チャット機能」「Web会議ツール」などがあります。
チャット機能
チャットとは、オンライン上の文章や通話機能で気軽に会話ができる方法です。
「Slack（スラック）」や「Chatwork（Chatwork）」などが有名で、社内コミュニケーションツールとしてよく使われています。また、「LINE」もチャット機能のひとつとして気軽に使われているコミュニケーションツールです。
「チャット機能」は会話のようにスムーズにやり取りができるため、メールのように「お世話になっております」などの挨拶も必要なく、無駄な時間を省き業務の効率化に役立ちます。
また、社内資料などのデータを保存する機能もあり、データを共有することができます。
Web会議ツール
テレワーク中でも出社することなく、オンライン上の映像と音声で会議に参加できます。現在では必要不可欠な社内コミュニケーションツールのひとつです。
「Zoom」や「Microsoft Teams」、「Google Meet」などがよく利用されています。
「Web会議ツール」は移動時間ゼロで会議に参加できるため、作業により多くの時間をかけることができ、業務の効率化に有効です。
コミュニケーションツールの役割
それでは、コミュニケーションツールは具体的にどのような役割をはたしているのでしょうか？
社内コミュニケーションの活発化
社内コミュニケーションはアイデアを出し合ったり、士気を高めあったりすることで社員のモチベーションを上げ、企業の発展にとても役立ちます。
テレワークが主流の現代の働き方では、社内コミュニケーションを対面で行うことが難しくなっていますね。しかし社内コミュニケーションツールを使うことで、画面上で言葉のやり取りができたり、オンライン上で顔を合わせて意見交換をすることが可能です。それによりコミュニケーションが活発化し、生産性の向上につながります。
データでの情報共有によるペーパーレス化
コミュニケーションツールを使うことで、テレワーク中でも社内の情報をデータ共有することができます。
必要な資料をコミュニケーションツールにデータ保存して情報を共有することができます。データとして社内共有することにより、ペーパーレス化の促進になります。紙で資料を探したり整理したりする時間を削減することにより生産性が高まります。
コミュニケーションツールを選ぶポイントは？
オンライン化が進む現代ではさまざまなコミュニケーションツールが誕生しています。
どのようなコミュニケーションツールを導入したら良いのか、選ぶ際のポイントをご紹介いたします。
導入の目的を設定する
企業としてコミュニケーションツールを導入するにあたって、どのような目的で使用するのかをきちんと設定する必要があります。
たとえば、無料版にするのか有料版にするのかで機能が変わってきます。
「ライン」のようにチャットや通話機能など社内の情報共有が主な場合は、無料版で問題なく利用できます。
「Slack」や「Chatwork」のように、チャットや通話機能だけでなく情報データを保存するなどさまざまな機能が必要な場合は、月額使用料金は発生しますが有料版が便利です。
社員の声を聞く
また、実際に社員が使いやすいと感じるものでなければ有効活用することは難しいですよね。
可能であれば、導入検討時に社員の声を参考にしてみるのもよいでしょう。
おすすめの無料コミュニケーションツール
コミュニケーションツールには、無料で使用できるものがたくさんあります。
その中でもおすすめの無料ツールをご紹介しましょう。
■Chatwork
「Chatwork」は日本発のビジネスコミュニケーションツールです。
機能として「チャット」「ビデオ通話・音声通話」「データ管理」などがあります。
- チャット機能は、リアルタイムで文章の会話ができ、作業の効率化が図れます。
- ビデオ通話・音声通話があれば直接会話ができ、より詳しいやり取りが可能です。
- データ管理は、共有資料をデータとして保存しておけるので、わざわざ他のデータ保存場所を探すことがなく、スムーズに作業が行えます。
簡単で使いやすく、企業で初めてコミュニケーションツールを導入する際のお勧めです。
■Slack
「Slack」はアメリカ発のビジネスコミュニケーションツールです。
Slackには、「チャンネル」という機能があるのが特徴です。
「グループチャット機能」は、決められたメンバーだけが閲覧可能です。しかし「チャンネル機能」は、自分が閲覧したい項目のチャンネルを自由に閲覧することができます。
チャンネルごとにデータを保存できるので、自分が見たいデータをチャンネルから自由に見ることができ、とても効率的です。
Slackはアメリカ発ということで、海外でも多く導入されているツールのひとつです。
海外との取引が多い企業には、Slackの導入がおすすめです。
■Zoom
「Zoom」はアメリカの企業が提供するWeb会議システムです。
チャットのビデオ通話とは違い、Zoomは大勢でのオンライン会議が可能です。
「メッセージ機能」がついているため、会議中に個人的な質問を送って回答をもらうなどのやりとりも可能です。
また、自宅からオンライン会議に出席するときに重宝されているのが「バーチャル背景機能」です。会議中に、自分の画面の背景をぼかしたり別の画像に置き換えたりすることができます。自分の部屋を見せたくない人でもストレスなく会議に参加できますね。
近年増加している、オンラインでの研修やオンラインレッスンでも、Zoomが活用されています。
テレワークを導入している企業やオンラインレッスンの導入を検討しているスクール、また海外とのやり取りが多い企業にはぜひ導入をおすすめします。
コミュニティーツールと生産性
生産性を上げるために必要なのは、「社内コミュニケーションの活性化」「業務時間の効率化」です。そのためにはインターネットを使ったコミュニケーションツールは必須といえるでしょう。
チャット機能やWeb会議ツールの、機能や役割を理解して上手にコミュニケーションツールを取り入れることが重要です。
生産性を高めるために、一度電話やメールなどの従来のツールと、チャット機能やWeb会議ツールなど今後生産性が期待できるツールを比較検討してみましょう。
この記事のまとめ
- 「Slack」や「Chatwork」「LINE」などの「チャット機能」は会話のようにスムーズにやり取りができるため、無駄な時間を省き業務の効率化に役立つ
- 「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meet」などの「Web会議ツール」は移動時間ゼロで会議に参加できるため、業務時間により多くの時間をかけることができ、業務の効率化に有効
- コミュニケーションツールを使用すると、社員同士の交流が活発化し、生産性の向上につながることや、情報のデータ共有が可能なためペーパーレス化につながる、業務時間の効率化など様々なメリットがある。
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コミュニケーションツールを選ぶポイントは、「目的に合ったツールの使用」「社員が使いやすいと感じるか」
オンライン化が進む現代にこそ、チャット機能やWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールを有効活用して生産性を高めましょう！
